O co chodzi z systemem workflow?
System workflow powinien pozwolić na wykonanie wszystkich czynności na danym stanowisku pracy w jednym miejscu, np. w jednej aplikacji. Potrzeba gromadzenia procesów w jednym miejscu wynika z konieczności eliminowania zbędnych czynności i straconego czasu, podniesienia wygody pracy na stanowisku i uproszczenie procedur onboardingowych przy zatrudnieniu kolejnego pracownika w celu podniesienia efektywności pracy. Uporządkowanie procesów, wyraźny podział obowiązków i uprawnień, przejrzystość terminów i warunków podjęcia decyzji także są ważnymi elementami systemu workflow i przynoszą organizacji duże korzyści. Pod warunkiem, że są robione prawidłowo. Często są to procesy do obsługi wniosków urlopowych, opisu i wprowadzenia dokumentów, ale tym się nie ogranicza. Zdarzają się znacznie bardziej skomplikowane, takie jak naprawa sprzętu lub nawet badania medyczne.
Workflow robiony prawidłowo
Usprawnienie procesów firmy powinno nastąpić wg. priorytetów. Wszystkie działy mają zostać zbadane pod kątem skali korzyści, które mogą być osiągnięte po wdrożeniu workflow. Należy wziąć pod uwagę ilość oszczędzanego czasu pracy i błędów dla stanowiska wobec kosztu uruchomienia stanowiska workflow oraz kosztu dostosowania procesu. Te dane pozwolą oszacować rentowność wdrożenia workflow i wybrać kluczowe obszary optymalizacji. Często jest też tak, że brakuje rąk do utworzenia i uruchomienia workflow we wszystkich działach na raz. Ten fakt razem z polityką licencjonowania systemów workflow per stanowisko powodują, że warto się zastanowić nad zamówieniem tych licencji w kilku etapach. Masowe zakupienie licencji może być dla firmy zbędnym kosztem, zwłaszcza jeżeli część z nich zostanie wykorzystana dopiero na koniec projektu wdrożeniowego, po implementacji w priorytetowych działach.
Każdy proces workflow ma być w miarę potrzeb zautomatyzowany. Dobrze, kiedy jest możliwość przełączenia się w tryb ręcznego wykonania czynności albo wywarcia wpływu na tą czynność automatyczną. Należy także brać pod uwagę możliwość integracji ze specjalistycznymi narzędziami. Nie chodzi o to, żeby mieć nóź, łyżkę i widelec w jednym, tylko żeby były dostępne na żądanie. Lekceważenie tej zasady może doprowadzić do topornych integracji oraz wszelkiego rodzaju 'hybrydowych’ systemów, które będą spełniały swoją rolę znacznie gorzej niż oryginały. Mogą pojawić się także dodatkowe potrzeby, takie jak przechowywanie logów zadań. Poza tym wszyskim system workflow ma być konfigurowalny, żeby łatwo dało się zmieniać lub łączyć procesu w miarę potrzeb organizacji.
Jakie opcję są na rynku?
W zależności od skali biznesu dostępne są różne opcje. Firmy o nietypowej strukturze i procesach stosują zestawy aplikacji, połączone ze sobą integratorami w postaci platform zero- albo low-coding, takimi jak Zapier, Power Automate albo dedykowane platformy SAP. Przedsiębiorstwa prowadzące biznes o modelu, całość którego pokrywa się z funkcjonalnością któregoś z ERP zwykle korzystają z modułów w ramach tego systemu, między innymi dlatego, że wokół tego systemu skupiają się ich procesy. Na rynku polskim popularność zyskały rozwiązania dwóch firm: Soneta oraz Comarch. System enova365, produkowany i wspierany przez Soneta, jest systemem ERP w pełnym sensie tego słowa. Konfigurowalny, łatwy w rozbudowie, mnóstwo funkcji w pakiecie. Moduł workflow skupia się głównie na obiektach zdefiniowanych w systemie i wymaga sporych kompetencji wdrożeniowych i programistycznych, ze względu na to rozbudowa procesów wiąże się z dodatkową pracą wdrożeniowców, która nieraz jest bardziej kosztowna niż moduły jako takie.
Comarch z kolei oferuje zestaw rozwiązań pod różnej skali przedsiębiorstwa, wśród najbardziej popularnych ERP Optima oraz ERP XL. Do obsługi procesu zarządzania dokumentami ma opracowane osobne rozwiązanie: Comarch DMS, które cechuje się szeroką możliwością rozbudowy oraz integracji. Problemem dalej pozostaje wymóg wobec kompetencji wdrożeniowców, gdyż ciężko jest budować cokolwiek sensownego nie znając przynajmniej podstaw C#. Kolejnym dużym minusem jest przywiązanie do platformy Windowsowej, ale może to zostać zniwelowane w przypadku korzystania z innych rozwiązań Comarch dedykowanych pod inne platformy, np. urządzenia mobilne.
Najbardziej kosztowną opcją z całą pewnością jest programowanie aplikacji workflow pod siebie. Najlepsze rozwiązania tego typu nie skupiają się na całej firmie, tylko targetują np. prezesów lub dyrektorów jednostek w celu umożliwienia im monitorowania kluczowych wskażników działalności, szybkiego reagowania na zdarzenia i podejmowania decyzji. Takie rozwiązania są uzasadnione w pojedyńczych przypadkach. Przykładem może być właściciel kilku spółek, który ma podejmować decyzję na podstawie danych z dziesiątek różnych systemów. Oczywiście pamiętajmy o priorytetach, bo nie zawsze opóźnienia w decyzjach prezesów są kluczowym obszarem optymalizacji =)
Wdrażamy workflow
Na początku rozważ w jakim obszarze optymalizacja procesów przyniosłaby najwięcej korzyści. Dalej zastanów się nad tym, na czym miałaby ona polegać, skonstruuj wymogi wobec systemu i oszacuj koszt. Pamiętaj o możliwości przetestowania bezpłatnych narzędzi albo wykorzystaniu potencjału skryptów, takich jak VBA w Excelu, w celu zautomatyzowania manualnych czynności. Jeżeli dalej widzisz potencjał w systemach workflow – sprawdź koszty wdrożenia łącznie z licencjami na tle potencjalnych korzyści i wybież rozwiązanie. Pamiętaj o tym, żeby zapewnić audyt swoich decyzji pod kątem informatycznym i wdrożeniowym. Zaprojektuj procesy małym kosztem z minimalnym udziałem zespołów wdrożeniowych, jedynie konsultując możliwość i koszty realizacji poszczególnych elementów procesu i tranzycji.
Pamiętaj, żeby podczas optymalizacji procesów określonego działu obecni byli przedstawiciele tego działu. Po podjęciu decyzji o uruchomieniu wyznacz osobę, która ma zdobyć kompetencje opiekuna procesu w celu konieczności jego dalszej rozbudowy i modyfikacji, żeby nie narazić się na ryzyko opóźnienia, zapchania lub śmierci procesu. Ma to być osoba, która mogłaby podjąć decyzję w zakresie rozbudowy procesu bez twojego udziału, opiekun procesu także jest pierwszą osobą do kontaktu w przypadku ewentualnej awarii lub konieczności zgłoszenia modyfikacji lub poprawek. Często bywa tak, że użytkownicy nie potrafią nawet sformułować problemu do zgłoszenia na serwis, nie mówiąc już o naprawie. Dlatego dobrze by było, gdyby ta osoba posiadała niezbędne kompetencje, w tym techniczne.
Podczas wdrożenia procesu zalecamy także zastanowić się nad ewentualną analityką, pozwalającą oszacować, jak bardzo poprawiła się skuteczność celowego obszaru. Nie należy jednak za bardzo się skupiać na tej analizie z prostego względu: lepiej mieć wdrożony workflow bez analityki, niż analitykę bez workflow.
Często firmy zwracają się do nas po wsparcie w zakresie implementacji systemów workflow. Prowadzimy takie projekty w ramach optymalizacji procesów i zachęcamy do kontakty, żebyśmy mogli porozmawiać o rozwiązaniu.